创新思维,档案馆多举措打造学生档案工作新常态

发布者:系统管理员发布时间:2015-06-01浏览次数:8

528日,档案馆主持召开了2015届毕业生人事档案转递暨班级毕业照收集归档工作会议。会议对2015届毕业生人事档案转递工作进行了部署,对学生人事档案系统的使用、毕业生照片的收集归档等工作进行了培训。各学院(所)相关同志约40人参加了会议。此次会议,为做好毕业生档案转递、照片档案收集归档工作起到了促进作用。

近年来,档案馆为加强学生档案管理工作,勇于探索,创新思维,不断采取多种方式,利用新媒介等多种手段,以“八个一”不断提升新形势下服务学生的能力和水平,按新标准,高要求,不断打造学生档案工作新常态。

 

开发一个系统。

 

20146月,学生人事档案管理系统主体功能建成,并正式投入使用,系统包括考研到档、入学到档\在库档案管理、档案转递等主要模块。通过一年来的运行,在规范管理流程、提高工作效率方面取得了很好的成效。今年,在此基础上,通过调研等多种渠道征求意见和建议,对系统进行了修改,使其更加完善、更加便于操作。

开展一次调研。

为切实提高学生档案管理工作水平,提升服务学生的服务能力,档案馆于20149月开展了广泛、深入的调研活动,到公共经济与管理学院、金融学院、国际工商管理学院进行了走访;到上海大学进行了学习。通过调研,我们得到了很大的收获,在征求到意见和建议的同时,也增进了我们与辅导员的沟通和相互理解,拓展了我们的工作思路,对更好的做好学生档案工作起到了促进作用

召开一次座谈会。

 

2014925日,档案馆主持召开了由各学院(所)辅导员参加的座谈会,与会人员围绕新生档案接收、毕业生档案转递、学生档案意识提高以及学生人事档案管理系统等主题进行了充分的沟通和交流,就如何进一步加强我校学生人事档案工作进行了畅谈。座谈会的召开,有效促进了档案馆与学院的交流与合作,对完善和推进我校学生人事档案工作起到了促进作用。

推送一条短信。

每年毕业生离校后,都会有一些毕业生的档案滞留在学校,不仅不利于档案管理,而且对毕业生个人也很不利。鉴于此,201411月,档案馆利用新媒介,利用短信平台,给530余名档案滞留学校的毕业生推送了一条短信,告知他们目前档案的状况,催促及时转档。该做法收到了很好的成效,大多同学收到短信后,马上打电话咨询,办理了转档事宜。由此,大大降低了毕业生档案滞留率。

开展一次咨询。

 

201548日,在校“第七届生涯规划月”中,档案馆举办了关于学生档案的咨询活动。来咨询的同学络绎不绝,有今年即将毕业的毕业生,也有大一、大二的学生,他们对档案感到很新奇,咨询了很多问题,工作人员都耐心、细致的进行了解答。咨询活动的开展,对提高学生的档案意识起到了推动作用。

举办一次讲座。

 

为做好2015届毕业生档案转递工作,提高学生对档案的了解,57日,档案馆在学生活动中心,专门针对毕业生举办了“毕业了,请善待你的档案”讲座。讲座介绍了学生档案的组成、作用以及转递方法等,约50名毕业生听了讲座。同学们很有兴致,提问了很多问题,讲座结束后还围着老师继续咨询。通过此次讲座,也使我们意识到加大学生档案知识宣传的必要性和紧迫性,今后对此将继续加大力度。

开通一个微信平台。

档案馆创新思维,拓展服务路径,今年5月开通了“上财人事档案室”微信平台,利用此平台将发布人事档案的规章制度、利用方法、转递常识以及工作动态、案例分析等,进一步提高学生档案的工作水平。

致毕业生一封公开信。

2015届毕业生即将迈出校门,走向社会之际,档案馆将通过校园网主页向全体毕业生发出一封公开信,继续宣传档案的作用、转递方法等,请他们关注自己的档案,让档案真实的见证自己的过去、现在和未来。