档案工作简报 第7期

发布者:系统管理员发布时间:2010-05-08浏览次数:4

上海财经大学档案馆编印                      201057

 

本期内容:

u     2010年档案收集动员大会暨兼职档案员培训工作会议顺利召开

u     2009届毕业生人事档案转递情况、2009级本科新生人事档案到档情况第二次反馈

u     我校档案工作网络调整

u     2009年档案收集和利用工作小结

 

2010年档案收集动员大会暨兼职档案员培训工作会议顺利召开

根据2009年度学校档案的变化和工作要求,20103月,我馆分三批召开了今年的档案收集动员大会暨兼职档案员培训工作会议,来自全校57个归档部门的70位兼职档案员参加了培训。

310,我馆举行了首批院系、教育学院、研究机构兼职档案员培训,会上喻世红副馆长作了今年档案收集工作动员讲话,收集科科长刘西林老师对教育部第27号令《高等学校档案管理办法》作了详细解读、总结了去年院系所档案的归档情况并介绍了今年档案收集的变化内容,鲍玲老师则对OA系统电子公文归档流程作了进一步指导。

318,我馆专门针对财会类档案工作的变化召开了第二批财会类档案相关部门兼职档案员培训会议。会上,我馆下发了最新修订的《财会类档案归档范围和保管期限》,并与相关部门就财会档案工作的变化进行了对比和讨论。

324,我馆面向机关、教辅部门召开了第三批培训会议,重点对2010年非教学类档案归档工作的总体要求作了说明,详细介绍了2009年度文件归档的整体流程,现场演示了OA系统和档案管理系统电子文件的归档操作,并就如何规范地进行档案组卷或组件等方面进行了培训。

今年的兼职档案员培训工作,我馆坚持“分类培训”的原则,既强调培训的覆盖面,又注重培训的针对性和实效性,取得了较好的培训效果,为顺利开展今年的归档工作做好了铺垫。

 

2009届毕业生人事档案转递情况、

2009级本科新生人事档案到档情况第二次反馈

在各院系的支持和配合下、在各位辅导员的辛勤工作下,2009届毕业生人事档案转递工作、2009级本科新生人事档案接收工作进展顺利。3月上旬,我馆向各院系第二次反馈了2009届毕业生人事档案转递情况和2009级本科新生人事档案到档情况。

转递方面,截至201031,我馆人事档案室共转出2009届本科、硕士、博士毕业生人事档案3186份,转递比例为92.16%,而滞留的人事档案271人(份)。整体来看,2009年毕业生人事档案转递情况要好于2008届毕业生,转递比例较2008届毕业生同期高4.87%,并且在毕业生总数较2008届多248人的情况下,滞留档案少137人(份)。

接收方面,截至201038,我馆人事档案室已收到新生人事档案1951份,到档比例为98.68%,仍有26名本科新生档案未转到我室。同时,经审核,部分新生档案中还存在缺少入党材料、高中材料等重要档案的问题,其中缺少党员材料的12人次;高中材料的37人次;入团志愿书的294人次。

我馆及时将上述情况反馈至了各院系,以便各院系了解、掌握情况,并进一步配合做好相关工作,重点根据反馈的“滞留档案学生名单”,与相关同学保持联系,指导、督促他们及时办理人事档案的转递手续;根据反馈的“档案未到学生名单”和“缺少档案材料学生名单”,通知和督促相关学生尽快补齐自己的人事档案,以免对以后的学习和就业带来不必要的麻烦。

 

我校档案工作网络调整

今年3月,为进一步贯彻执行中华人民共和国教育部令第27号——《高等学校档案管理办法》,更有效地监督、指导和检查学校各院系、部门做好文件材料的归档和档案管理工作,提高学校档案工作管理水平,我馆对学校的档案工作网络进行了调整,绘制了《上海财经大学档案工作网络示意图》(如下图)。此次调整旨在适应新形势下档案管理工作的变化,更加明确各归档部门应归档档案的类别,建立和健全学校档案管理长效机制,确保我校档案工作的顺利开展。

 

2009年档案收集和利用工作小结

2009年,是我校OA系统电子文件归档的第一年,也是我馆大力推进“卷改件”、启用四级档号体系的第一年。面对诸多新情况、新问题,我馆认真研究、积极与相关部门沟通协商,档案收集工作有条不紊。2009年我馆共完成全校55个部门2008年度8214卷(件)档案的收集、编目、整理和移交入库工作,案卷数量基本与去年持平。其中按卷归档的为6893卷次,按件归档的为1321件次,OA归档的电子文件为831件。至此,全馆馆藏档案共计84310卷(件),案卷长度达1310,分别比去年增长了9.16%10.64%

同时,2009年档案利用情况良好,我馆综合档案共接待校内外各类查档2557人次,查阅档案3997卷次,复印档案18087张,分别比去年增长了26.33%21.12%61.72%。其中接待人数排前三位的分别为成绩学位类查档约1884人次(约占接待总人数的73.68%),查阅档案1280卷次,复印档案14045张次;工作查考类查档约352人次,查阅档案2189卷次,复印档案3636张次;核实查伪类查档约248人次,查阅档案282卷次,复印档案28张次。