档案工作简报 第10期

发布者:系统管理员发布时间:2011-04-28浏览次数:1

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上海财经大学档案馆编印                     20110428

 

本期内容:

u     “档案馆查档登记统计系统投入试运行

u     2011年档案收集动员大会暨兼职档案员培训工作会议顺利召开  新增照片档案兼职档案员专项培训

u     2010年度世博档案收集工作基本完成

u     馆藏校报档案数字化项目正式结项

u     2011年干部人事档案材料收集工作启动

u     我馆开展“毕业生人事档案”宣传月活动

u     校史研究室第三次听取专家对校志稿的意见

 

“档案馆查档登记统计系统”投入试运行

201131,“档案馆查档登记统计系统”正式投入试运行,目前试运行状况良好,查档登记、统计效率和质量大大提高。

我馆于201012月启动了“档案馆查档登记统计系统”的设计工作。该系统主要具备查档登记和统计分析两项功能:登记功能使查档登记手续从原先手工多次重复填写有关信息和需求简化为一次电脑录入信息,大大简化了登记手续,提高了信息准确性,并为档案二次利用提供了便利;同时,全面、准确的登记信息为开展工作统计和分析打下了良好的基础。统计功能在完全替代原有手工统计的基础上,实现了一键统计,大大节约了统计时间,提高了统计准确性,通过设置多元化的统计口径,满足了更全面、更多角度的统计需求。

 

2011年档案收集动员大会暨兼职档案员培训工作会议顺利召开

新增照片档案兼职档案员专项培训

20113月,我馆分三批召开了今年的档案收集动员大会暨兼职档案员培训工作会议,来自全校58个归档部门的75人次兼职档案员参加了培训。

与往年不同,今年我馆专门召开了照片档案兼职档案员培训会议。作为我馆今年列入学校党政工作要点的重点工作之一,我馆拟从制度规范、具体收集归档操作、照片档案管理系统开发等多方面入手推进我校的照片档案管理工作。本次会议我馆主要从归档范围、归档质量要求、归档时间三方面详细介绍了2011年照片档案归档的要求和办法,着重从收集—鉴定—专职档案员审核与反馈—编号—著录—专职档案员审核与反馈—移交等七大步骤介绍了今年照片档案的整理流程,并以活动、集体照、人物、建筑物等四类照片为例,列举了不同类别照片的著录规则。会上,我们还和与会部门的兼职档案员就照片收集归档工作中面临的问题和对策进行了交流与探讨,取得了较好的培训效果。

此外,我馆还按常规分别召开了面向院系、专门学院、研究机构等教学科研单位兼职档案员的归档工作培训和面向机关、教辅部门兼职档案员的归档工作培训。

 

2010年度世博档案收集工作基本完成

    根据《中共上海市教育卫生工作委员会办公室、上海市教育委员会办公室关于做好中国2010年上海世博会档案工作的通知》要求,为保证我校2010年上海世博会相关档案材料及时归档,全面记载我校为世博会开展的工作和所作的贡献,我馆积极开展了我校2010年世博会相关档案材料的收集、整理和归档工作,并及时向市档案局移交了我校世博会档案的专题电子目录。

为做好世博档案的收集整理工作,我馆专门下发了《关于做好我校2010年上海世博会相关档案材料收集工作的通知》,从思想认识、人员分工、归档范围、归档载体类别等方面规范了整个收集归档工作;同时,我馆于去年122日就如何做好世博档案的收集工作与来自宣传部、团委、学生处、各院系等13个归档部门的兼职档案员进行了座谈,沟通了各部门在世博档案收集整理过程中遇到的问题。

截至2011322,我馆共收集文书档案31件,电子照片7475张,电子文档1427篇,视频271个,各种类型的实物档案106件(其中徽章94枚,旗帜5面,工作服1套,工作证5个,书签1张)。

 

馆藏校报档案数字化项目正式结项

经过前期的系统试运行和对交付数据的全面校核,427,我馆第一期馆藏档案数字化项目——校报档案数字化项目结项,“校报档案查询检索系统正式向全校师生开通。

项目构建的“校报档案查询检索系统”(http://202.121.129.30:81/)实现了与档案管理系统的对接,既满足了校报档案信息检索多样性、便捷性和可视性的需求,又满足了馆藏各类数据维护平台统一性的需求,系统管理员可在档案管理系统实现对前台校报数据的更新和维护。这一专项工作的顺利完成标志着我馆在档案资源建设上取得了阶段性成果,大大提高了我馆向全校师生提供校报档案信息服务的能力。

 

2011年干部人事档案材料收集工作启动

324,为提高干部人事档案收集质量,我馆人事档案室召开了2011年干部人事档案工作座谈会,组织部、人事处分管干部人事档案的领导及相关兼职档案员参加了此次座谈会。

会上,人事档案室主任喻世红老师对我室新修订的《上海财经大学干部人事档案材料收集归档规定》(征求意见稿)作了详细解读,特别针对各部门、各科室干部人事档案收集归档材料范围和归档具体要求征求了相关部门的意见和建议,总结了历年干部人事档案收集工作存在的问题,并对今年干部人事档案收集提出了新的要求。此次会议的召开为进一步做好2011年干部人事档案收集工作做好了充分的准备。

 

我馆开展“毕业生人事档案”宣传月活动

近年来,由于落户政策、用工制度的改革和变化,人事档案的转递、保管也发生了一系列变化。为加强毕业生对人事档案的认识和了解,帮助大家认真、正确对待自己的档案,我馆人事档案室以专栏网页、宣传册、座谈会等多种形式开展了“毕业生人事档案”宣传月活动。

活动1、开通了“毕业生人事档案专栏”网页

为适应网络时代信息传播特点,开拓人事档案知识宣传渠道,331,我馆制作的“毕业生人事档案专栏”网页正式向全校师生开通,专栏主要包括基本知识、案例解析和问题解答三个栏目。广大师生可以通过点击http://trend.

shufe.edu.cn/archives/renshiarchives/index.html或登录档案馆主页,点击“服务指南——毕业生人事档案专栏”查看详情。另外,我馆还在校报上发布了相关通知,并在学校经世济国bbs开辟了专帖,答复学生的各类相关咨询。

活动2、发放了“毕业了!请善待您的档案”宣传册

为使每位毕业生都能关注重视自己的档案,并配合我们做好档案管理和服务工作,我馆制作了精美的主题为“毕业了!请善待您的档案”的宣传册,并通过各位辅导员以寝室为单位将宣传册发放到了毕业生手中。宣传册通过“你的档案袋里都有什么”、“你的档案有什么用”、“2011年上海财经大学毕业生档案转递办法”、“问题解答”等四个栏目简明扼要地向各位毕业生宣传了人事档案的基本知识和常见问题。

活动3、召开了“2011年毕业生人事档案工作座谈会”

427,为完善毕业生档案工作程序,提高毕业生档案工作质量,我馆召开了“2011年毕业生人事档案工作座谈会”。来自各院(系、所)的23名毕业生辅导员参加了此次座谈会。会议对2011年毕业生人事档案工作进行安排,并针对有关新问题、重点问题进行交流和讨论。

今年毕业生人事档案工作的启动除常规会议外,我馆借助了网络、宣传册等途径丰富了人事档案知识的宣传渠道,创新了宣传形式,取得了较好的宣传效果,为进一步做好2011年毕业生档案转递工作,实现学生档案的科学化、规范化管理打下了基础。

 

校史研究室第三次听取专家对校志稿的意见

426,校史研究室召开第三次“九十年校志稿专家咨询会”,听取了部分老教授、原系主任审读有关教学单位志稿初稿后的宝贵意见,杨公朴、郑菊生、王学青、余兴发、龚维新、林宝环及校志编修组成员出席了本次座谈会。

《上海财经大学志》(1917-2007)已列入《上海市级专志编纂实施方案》。作为上海市第二轮修志工作的选目之一,目前校志编修工作正在积极推进中,现已完成了三分之二的初稿。校史研究室校志编修组将在听取此次专家意见的基础上对文稿作进一步修改。