档案工作简报 第13期

发布者:系统管理员发布时间:2012-01-09浏览次数:3

上海财经大学档案馆编印                     20120105

 

本期内容:

u     馆藏老档案目录数字化工作稳步推进

u     《上海财经大学志(1917-2007)》初稿编修工作基本完成

u     2011年档案收集、利用工作小结

u     2011年人事档案工作小结

 

馆藏老档案目录数字化工作稳步推进

2011年,我馆馆藏老档案目录数字化工作继续推进,共完成了190条案卷目录(其中:教学类139卷,党群类4卷,基建类47卷)和16996条卷内目录(其中:行政类7254条,党群类5736条,基建类4006)的数字化。

200711月开始进行馆藏档案目录数字化工作至今,我馆共完成老档案目录数字68780条,其中案卷目录16220条,卷内文件目录52560条;行政1977-2010年度和党群类1993-2010年度的档案案卷目录、卷内文件目录数字化率均已达100%;基建类1963-2010年度(不含基建中的财务类档案)和其他类2000-2010年度的档案案卷目录数字化率达100%。数字化率的不断提高,为提高档案查询效率和质量,加强档案利用和编研发挥了重要作用。

与此同时,我馆也注重数字化质量的提高,以保证了数字化目录的完整性、准确性。2010年开始就加大了对已完成目录的统计汇总、与实体档案目录核对,以及信息校对修改工作。特别是在今年进行的基建类档案案卷及卷内目录数字化过程中,我馆对我校所有基建档案进行了整理、核对和统计,对问题进行了梳理和处理,为下一步开展基建竣工图数字化打下了良好的基础。

 

《上海财经大学志(1917-2007)》初稿编修工作基本完成

本学期,《上海财经大学志(1917-2007)》编修工作有较大进展,完成了第七编《科学研究》、第九编《交流合作》、第十二编《民主党派和群众团体》、第十四编《人物》、《大事记》、《总述》总计约18万字的编修工作。至此,《上海财经大学志(1917-2007)》初稿共14编的编修工作基本完成。

2008年,根据上海市方志办和学校的要求,我馆启动了《上海财经大学志(1917-2007)》编纂工作,校志篇目设置通过了上海市方志办的审批,并列入了《上海市级专志编纂实施方案》,期间共召开了三次专家咨询座谈会,明年将在此次初稿基础上进行全志统稿,排印校内送审稿后呈送校志编委会审核。

 

2011年档案收集、利用工作小结

档案收集工作做细、做深。今年我馆共完成了全校57个部门2010年度共计6589卷、1419件档案,以及212卷、13件往年遗留档案的收集、编目、整理和移交入库工作,收集总量与上年度基本持平。2010年度全校共产生OA文件2225份,最后归档OA文件1320份,与2009年度基本持平。

在完成上述收集工作的同时,我馆积极开展工作创新,努力提高收集质量:研究并改进了教学、基建类档案的卷内电子目录著录,提高了卷内目录的数字化率,实现了案卷纸质目录和电子目录同步;新增了未入档案馆库房档案统计和无卷内目录案卷情况统计,并在移交统计上严格把关,保证了2011年入库档案数量的准确性;针对档案利用以及数字化过程中发现的问题,及时反馈给档案收集环节,加强与有关部门的沟通,从源头提高了档案收集的质量;加强了对学校新设院系(商学院、马克思主义理论教学科研部)的档案工作指导,在部门成立伊始就对部门档案收集范围及兼职档案员的设置给予建议和指导,以利于部门档案意识的梳理和档案的日常收集。

档案利用人次再创历史之最。截至20111221,我馆共接待查档翻译3073人次(较上年增加5.7%),其中校友(在校生)2354人次(76.6%),校内因公查档344人次(11.2%),校外因公查档375人次(12.3%);查阅档案4209卷(件)次(较上年增长9.6%),复印档案资料24040张(较上年增加15.1%);接待翻译1644人次(较上年增加27.2%);核实学历学位及成绩真伪375人次,其中验证为不属实的11人次(3%);免费开具成绩证明1103份,学籍学历证明208份。在查档利用人次大幅增长的情况下,我馆通过合理调派人手,很好地完成了校内外各类档案利用工作。

 

2011年人事档案工作小结

学生人事档案。截至20111221,我馆人事档案室共接收学生档案2740人(份),转递学生档案3393人(份),接收学生档案归档材料1583份,接待学生档案查(借)阅1946人次,完成了2011级本科、研究生新生档案材料的整理上架工作。2011届毕业生档案转递方面,已转递2011届毕业生档案转递3441份,占毕业生总数的94.15%,档案滞留214份,转档情况已定期向院系反馈;2011级新生人事档案接收方面,共接收2011级本科新生档案1943份,档案未到33人,缺档及缺档案材料情况也已向院系反馈。

干部人事档案。截至20111221日,人事档案室共接收干部人事档案26人(份),转递干部人事档案18人(份),接收干部档案归档材料1155份,接待干部档案查(借)阅265人次。